بند 131 مجموعه بخشنامه های ثبتی
رؤسای ادارات مکلّفند دفترخانه های تابعه مقرّ اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یک بار و دفاتر خارج از مقرّ اداره را حداقل هر شش ماه یک مرتبه شخصاً یا به وسیله بازرس یا کارمند مطلّع و مورد اعتماد طبق فرم های پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورت مجلس بازرسی به نکات زیر توجّه فرمایند:
1-بازرسان موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورت مجلس بازرسی را با دقّت کامل و رعایت ترتیب مقرّر در فرم یک به یک دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهارنظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند.
2-در امور مالی مراقبت و دقّت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر، و در صورت داشتن بدهی قبلی، تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورت مجلس قید و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند.
3-چنانچه سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورت مجلس منعکس فرمایند.
4-در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره می شود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورت مجلس ذکر نمایند.
5-هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورت مجلس ضروری باشد، آخر فرم در قسمت توضیحات، مطلب را قید فرمایند.
6-در کلیه مواردی که تهیه و تنظیم فهرست های اشاره شده در فرم صورت مجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد، به تعداد نسخ صورت مجلس، فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند.
7-صورت مجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یک از نسخ و ضمایم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء، و دو نسخه از صورت مجلس تنظیمی را به اداره کل ثبت مناطق ارسال فرمایند.
8-مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورت مجلس بازرسی بر اساس فرم های پیوست با مدیران کل هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورت مجلس به تمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیف های مندرج در آن به ترتیب به نحوی که محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدّد نباشد رسیدگی قطعی و منجز به عمل آمده باشد.
9-مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورت مجلس بازرسی و ضمایم آن را برای رسیدگی و اقدامات لازم به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند.
(بخشنامه شماره 8779/10-1364/11/07)
فرم صورت جلسه بازرسی از دفاتر اسناد رسمی منضم به بخشنامه 8779/10-1364/11/07 سازمان ثبت
1-شماره دفترخانه اسناد رسمی
2-محل دفترخانه و حوزه ثبتی
3-نام و نام خانوادگی سردفتر
4-نام و نام خانوادگی دفتریار
5-نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان
6-شماره/تاریخ حکم یا دستور بازرسی
7-مرجع صدور حکم بازرسی
8-تاریخ شروع و خاتمه بازرسی به عدد/به حروف
9-شماره/تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده: از سند شماره/تاریخ. . . تا سند شماره/تاریخ. . .
10-در صورت بازرسی قبلی دفترخانه:
الف: شماره/تاریخ اولین سند تا آخرین سند بازرسی شده.
قبلی: از سند شماره/تاریخ
تا سند شماره/تاریخ
ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان قبلی.
11-اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز به عهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود.
12-تعداد دفاتر جاری مورد عمل دفترخانه «دفاتر ثبت اسناد» هنگام بازرسی جلد.
امور مالی دفترخانه:
الف: دفتر درآمد دفترخانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلّقه به هر یک از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرّر در ماده 123 اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شد و جمع صفحات نیز کنترل و با اقلام مندرج در صورت حساب های ماهیانه تطبیق و نتیجتاً دفترخانه با توجّه به حقوق دولتی متعلّقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حساب های مربوطه بدهی و کسر پرداختی: نداشت/داشت. . . . . . . . . . . . . . . که مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه مبلغ. . . . . . . . . . . . ریال کسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره. . . . . . . . . . مورخ. . . . . . . . . . به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناً فهرست کامل مشخصات اسنادی که بابت حقوق دولتی، کسری پرداخت داشت ضمیمه این صورت جلسه است.
ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاً. . . . . . . . . فقره بود که حقوق دولتی متعلّق به آنها صحیحاً وصول و ایصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورت حساب ماهیانه منظور و حق السهم کانون سردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاً به مبلغ. . . . . . . . . . . . . ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و کسری پرداخت نداشت/داشت که مبلغ. . . . . . . . . . . . . ریال کسر پرداختی با تذکر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ. . . . . . . . . . . تأدیه گردید.
پ-با ملاحظه سوابق مدارک موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفکیک، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا کسر پرداختی ملاحظه نشد/شد، که با تذکر مراتب به سردفتر مبلغ. . . . . . . . . . . . ریال کسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره. . . . . . . . . . . . . . . مورخ. . . . . . . . . . . . . . . . . پرداخت گردید. ضمناً فهرست مشخصات اسنادی که بدهی و کسر پرداخت داشت منظّم به این صورت جلسه است.
ت-قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و کنترل گردید. ردیف جمع دفتر. . . . . . . . . . . . . . . و ردیف هزینه. . . . . . . . . . . . . . و تعداد قبوض. . . . . . . . . . . . . . . فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/رسید، که جهت رفع نقص، آموزش های لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناً موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورت جلسه است.
ث-نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاً ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/نمی نماید. . . . . . . . . . . . . . که موارد اشکال به شرح فهرست جداگانه منظم به این صورت جلسه است.
ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاً مبلغ. . . . . . . . . . . . ریال می باشد که سهمیه کارکنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوّب 1359 طبق تعرفه و ضوابط مقرّر در لایحه قانونی مذکور جمعاً. . . . . . . . . . . ریال است که کلاً به حساب های مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/داشت. . . . . . . . . . . که مراتب به سردفتر متذکر و مشارٌالیه مبلغ. . . . . . . . . . . . ریال کسر پرداختی را به موجب فیش های شماره. . . . . . . . . . . . پرداخت نمود.
چ-با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه که در صورت جلسه بازرسی قبلی منعکس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورت جلسه جمعاً تعداد. . . . . . . . . . . . فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است که فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورت جلسه می باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی که با رعایت مقرّرات مربوطه تکمیل شده کلیه حقوق دیوانی متعلّقه به آنها صحیحاً وصول و ایصال و از اسناد مذکور رفع نقص به عمل آمده است.
امور فنی دفترخانه:
1-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، کلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مُهر و امضای نماینده دادستان و نخ کشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/نگردیده است که در این مورد تذکرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشکال منضم به این صورت جلسه است.
2-تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی که در نظر عمومی قرار گرفته باشد در دفترخانه الصاق شده است/نشده است که تذکر داده شده مِن بعد رعایت و الصاق نمایند.
3-حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مخصوص خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفکیک قید شده است/نشده است که فهرست مشخصات اسنادی که رعایت این امر نشده ضمیمه این صورت جلسه است.
4-به هنگام تنظیم کلیه اسناد، مفاصاحساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارک و مستندات قانونی مقرّر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی شده است/نشده است که فهرست اسنادی که ضمائم و مدارک آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورت جلسه است.
5-برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتّب و منظّم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای کلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباً به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/نشده است که در خصوص ارسال مرتّب آنها تذکرات لازم داده شد و فهرست اسنادی که برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورت جلسه است.
6-دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده 11 آیین نامه قانون دفاتر مصوّب 1354 و تبصره 2 الحاقی به ماده 120 آیین نامه قانون ثبت کامل و مرتّب و منظّم بود و بر حسب مورد، رعایت ماده 2 اصلاحی آیین نامه قانون ثبت مصوّب 1323 گردیده است.
7-به طور کلی در جریان بازرسی، مواردی که مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرّر در مواد 49 تا 53 و 55 تا 68 و 86 تا 89 و 100 قانون ثبت اسناد و املاک و نیز مواد 14 و 18 و 19 و 21 و 23 و 29 الی 31 و 50 و 51 و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب 1354 و سایر مقرّرات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزش های لازم به مسئولین دفترخانه داده شد و فهرست کامل مواردی که رعایت مقرّرات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورت جلسه است.
توضیحات:
این صورتجلسه در. . . . . . . . . . نسخه تنظیم و در تاریخ به عدد/به حروف. . . . . . . . . . . . به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/بازرسان رسید.
ضمائم پیوست این صورت جلسه عبارتند از:
الف: ب: پ-ت-امضای سردفتر
تاریخ
امضای دفتریار
تاریخ
امضای بازرس یا بازرسان
تاریخ
1-بازرسان موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورت مجلس بازرسی را با دقّت کامل و رعایت ترتیب مقرّر در فرم یک به یک دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهارنظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند.
2-در امور مالی مراقبت و دقّت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر، و در صورت داشتن بدهی قبلی، تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورت مجلس قید و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند.
3-چنانچه سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورت مجلس منعکس فرمایند.
4-در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره می شود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورت مجلس ذکر نمایند.
5-هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورت مجلس ضروری باشد، آخر فرم در قسمت توضیحات، مطلب را قید فرمایند.
6-در کلیه مواردی که تهیه و تنظیم فهرست های اشاره شده در فرم صورت مجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد، به تعداد نسخ صورت مجلس، فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند.
7-صورت مجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یک از نسخ و ضمایم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء، و دو نسخه از صورت مجلس تنظیمی را به اداره کل ثبت مناطق ارسال فرمایند.
8-مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورت مجلس بازرسی بر اساس فرم های پیوست با مدیران کل هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورت مجلس به تمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیف های مندرج در آن به ترتیب به نحوی که محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدّد نباشد رسیدگی قطعی و منجز به عمل آمده باشد.
9-مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورت مجلس بازرسی و ضمایم آن را برای رسیدگی و اقدامات لازم به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند.
(بخشنامه شماره 8779/10-1364/11/07)
فرم صورت جلسه بازرسی از دفاتر اسناد رسمی منضم به بخشنامه 8779/10-1364/11/07 سازمان ثبت
1-شماره دفترخانه اسناد رسمی
2-محل دفترخانه و حوزه ثبتی
3-نام و نام خانوادگی سردفتر
4-نام و نام خانوادگی دفتریار
5-نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان
6-شماره/تاریخ حکم یا دستور بازرسی
7-مرجع صدور حکم بازرسی
8-تاریخ شروع و خاتمه بازرسی به عدد/به حروف
9-شماره/تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده: از سند شماره/تاریخ. . . تا سند شماره/تاریخ. . .
10-در صورت بازرسی قبلی دفترخانه:
الف: شماره/تاریخ اولین سند تا آخرین سند بازرسی شده.
قبلی: از سند شماره/تاریخ
تا سند شماره/تاریخ
ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان قبلی.
11-اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز به عهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود.
12-تعداد دفاتر جاری مورد عمل دفترخانه «دفاتر ثبت اسناد» هنگام بازرسی جلد.
امور مالی دفترخانه:
الف: دفتر درآمد دفترخانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلّقه به هر یک از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرّر در ماده 123 اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شد و جمع صفحات نیز کنترل و با اقلام مندرج در صورت حساب های ماهیانه تطبیق و نتیجتاً دفترخانه با توجّه به حقوق دولتی متعلّقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حساب های مربوطه بدهی و کسر پرداختی: نداشت/داشت. . . . . . . . . . . . . . . که مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه مبلغ. . . . . . . . . . . . ریال کسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره. . . . . . . . . . مورخ. . . . . . . . . . به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناً فهرست کامل مشخصات اسنادی که بابت حقوق دولتی، کسری پرداخت داشت ضمیمه این صورت جلسه است.
ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاً. . . . . . . . . فقره بود که حقوق دولتی متعلّق به آنها صحیحاً وصول و ایصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورت حساب ماهیانه منظور و حق السهم کانون سردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاً به مبلغ. . . . . . . . . . . . . ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و کسری پرداخت نداشت/داشت که مبلغ. . . . . . . . . . . . . ریال کسر پرداختی با تذکر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ. . . . . . . . . . . تأدیه گردید.
پ-با ملاحظه سوابق مدارک موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفکیک، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا کسر پرداختی ملاحظه نشد/شد، که با تذکر مراتب به سردفتر مبلغ. . . . . . . . . . . . ریال کسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره. . . . . . . . . . . . . . . مورخ. . . . . . . . . . . . . . . . . پرداخت گردید. ضمناً فهرست مشخصات اسنادی که بدهی و کسر پرداخت داشت منظّم به این صورت جلسه است.
ت-قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و کنترل گردید. ردیف جمع دفتر. . . . . . . . . . . . . . . و ردیف هزینه. . . . . . . . . . . . . . و تعداد قبوض. . . . . . . . . . . . . . . فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/رسید، که جهت رفع نقص، آموزش های لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناً موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورت جلسه است.
ث-نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاً ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/نمی نماید. . . . . . . . . . . . . . که موارد اشکال به شرح فهرست جداگانه منظم به این صورت جلسه است.
ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاً مبلغ. . . . . . . . . . . . ریال می باشد که سهمیه کارکنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوّب 1359 طبق تعرفه و ضوابط مقرّر در لایحه قانونی مذکور جمعاً. . . . . . . . . . . ریال است که کلاً به حساب های مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/داشت. . . . . . . . . . . که مراتب به سردفتر متذکر و مشارٌالیه مبلغ. . . . . . . . . . . . ریال کسر پرداختی را به موجب فیش های شماره. . . . . . . . . . . . پرداخت نمود.
چ-با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه که در صورت جلسه بازرسی قبلی منعکس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورت جلسه جمعاً تعداد. . . . . . . . . . . . فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است که فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورت جلسه می باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی که با رعایت مقرّرات مربوطه تکمیل شده کلیه حقوق دیوانی متعلّقه به آنها صحیحاً وصول و ایصال و از اسناد مذکور رفع نقص به عمل آمده است.
امور فنی دفترخانه:
1-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، کلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مُهر و امضای نماینده دادستان و نخ کشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/نگردیده است که در این مورد تذکرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشکال منضم به این صورت جلسه است.
2-تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی که در نظر عمومی قرار گرفته باشد در دفترخانه الصاق شده است/نشده است که تذکر داده شده مِن بعد رعایت و الصاق نمایند.
3-حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مخصوص خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفکیک قید شده است/نشده است که فهرست مشخصات اسنادی که رعایت این امر نشده ضمیمه این صورت جلسه است.
4-به هنگام تنظیم کلیه اسناد، مفاصاحساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارک و مستندات قانونی مقرّر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی شده است/نشده است که فهرست اسنادی که ضمائم و مدارک آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورت جلسه است.
5-برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتّب و منظّم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای کلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباً به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/نشده است که در خصوص ارسال مرتّب آنها تذکرات لازم داده شد و فهرست اسنادی که برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورت جلسه است.
6-دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده 11 آیین نامه قانون دفاتر مصوّب 1354 و تبصره 2 الحاقی به ماده 120 آیین نامه قانون ثبت کامل و مرتّب و منظّم بود و بر حسب مورد، رعایت ماده 2 اصلاحی آیین نامه قانون ثبت مصوّب 1323 گردیده است.
7-به طور کلی در جریان بازرسی، مواردی که مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرّر در مواد 49 تا 53 و 55 تا 68 و 86 تا 89 و 100 قانون ثبت اسناد و املاک و نیز مواد 14 و 18 و 19 و 21 و 23 و 29 الی 31 و 50 و 51 و 52 قانون دفاتر اسناد رسمی مصوّب 1354 و سایر مقرّرات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزش های لازم به مسئولین دفترخانه داده شد و فهرست کامل مواردی که رعایت مقرّرات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورت جلسه است.
توضیحات:
این صورتجلسه در. . . . . . . . . . نسخه تنظیم و در تاریخ به عدد/به حروف. . . . . . . . . . . . به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/بازرسان رسید.
ضمائم پیوست این صورت جلسه عبارتند از:
الف: ب: پ-ت-امضای سردفتر
تاریخ
امضای دفتریار
تاریخ
امضای بازرس یا بازرسان
تاریخ