بند 282 مجموعه بخشنامه های ثبتی
به منظور جلوگیری از مشکلات مربوط به آگهی های ثبتی و اجرایی اعم از اشتباه در ذکر شماره ملک یا نوع آن و مشخصات مستدعیان ثبت یا مال و مبلغ و روز مزایده و سایر جهات و رعایت مقرّرات مربوطه تاریخ و ترتیب انتشار آگهی مذکور در روزنامه ها و همچنین حفظ و نگهداری آگهی های حاوی آنها که در آینده از لحاظ تسریع در رسیدگی به پرونده ها و اتخاذ تصمیم قانونی حائز اهمیت می باشد، لازم است از تاریخ وصول این دستور:
1-برای ثبت و کنترل آگهی ها دو دفتر، یکی برای آگهی های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و یکی هم برای ثبت و کنترل آگهی های اجرایی تشکیل داده و در مرکز برای تصدی و کنترل آگهی های ثبتی یک نفر و برای ثبت و کنترل آگهی های اجرایی یک نفر از کارمندان خود را با صدور ابلاغ کتبی منصوب نمایند و در ثبت مناطق و شهرستان ها تصدی و کنترل آگهی های ثبتی نیز به عهده یک نفر از کارمندان و امور مربوط به آگهی های اجرایی را که چندان زیاد نیست به عهده متصدیان امور اداری و در دوایر و شعب تابعه به عهده رؤسای ثبت اجراء محول نمایند.
2-هر یک از متصدیان مذکور مکلّفند در موقع خود به کلیه مطالب مندرج در آگهی های ثبتی و اجرایی بر حسب مورد از لحاظ انطباق موارد مذکور در آنها با مقرّرات مربوط از هر جهت دقیقاً رسیدگی و پس از اطمینان به صحت مندرجات آگهی هم از حیث صحّت عبارات و هم از جهت تطبیق آن با مقرّرات و پرونده امر متن آگهی مربوط به امور ثبتی را در دفتر مربوط به آگهی های ثبتی و اجرایی را در دفتر مربوط به آگهی های اجرایی با قید ترتیب و تاریخ انتشار و ذکر سایر خصوصیات با استفاده از وسایل موجود و سهل ترین روش ممکن در دفتر مربوطه به خود ثبت نموده و ذیل دفتر صحت و تطبیق آن را با نسخ دیگر صریحاً تصدیق و امضاء نمایند و نسخه مربوطه را برای درج و انتشار به روزنامه ای که برای این کار تعیین و معرفی شده ارسال دارند.
3-متصدیان نامبرده مکلّفند با تماس مرتب با دفتر روزنامه ناشر آگهی، اقدام لازم برای دریافت روزنامه معمول و حتی در مورد استثنایی ولو با خرید یک شماره، روزنامه حاوی آگهی را بررسی و با دفتر تطبیق نموده، چنانچه آگهی صحیحاً درج و منتشر شده است مراتب را با ذکر شماره و تاریخ روزنامه در دفتر مربوط گواهی و امضاء نمایند و در صورتی که احیاناً اشتباهی در مندرجات روزنامه رخ داده باشد با در نظر گرفتن مقرّرات مربوطه به اشتباهات، مراتب را فوری جهت طرح در هیأت نظارت و صدور دستور مقتضی گزارش و نتیجه حاصله را نیز در دفتر منعکس و امضاء نمایند.
4-در مواردی که اشتباه ناشی از عدم علاقه و مراقبت کارکنان روزنامه ناشر آگهی است در وهله اول مراتب را به دفتر روزنامه کتباً تذکر دهند و چنانچه با وصف تذکر کتبی باز هم وقوع اشتباهات ناشی از عدم دقّت کارکنان روزنامه تکرار شود، چگونگی را برای اقدام لازم، و لدی الاقتضاء قطع سهمیه روزنامه مربوط به مرکز گزارش دهند.
5-رؤسای واحدهای ثبتی نیز موظفند علاوه بر مراقبت و نظارت و کنترل مستمر در آخر هر ماه دفتر مزبور را رسیدگی و کنترل نمایند تا صفحات آنها به طور منظّم نوشته شده و از هر جهت تکمیل و مصون از هرگونه اشتباه و تأخیر در کار و نقص باشد، به نحوی که بتواند ملاک عمل و اقدام قانونی قرار گیرد. چنانچه ضمن بررسی ماهیانه نواقصی مشاهده نمایند فوراً در رفع آن اقدام مقتضی را معمول دارند. ضمناً در پایان هر سال نیز روزنامه های حاوی آگهی های ثبتی و اجرایی را به طور جداگانه مجلد نموده در بایگانی نگهداری و حفاظت نمایند تا با این اقدام مشکلات مربوط به اشتباهات و عدم دسترسی به آگهی ها و روزنامه های مربوط که در سال های گذشته مبتلابه اکثر ادارات ثبت بوده به کلی رفع گردد. (بخشنامه 3758/3-1353/06/28)
1-برای ثبت و کنترل آگهی ها دو دفتر، یکی برای آگهی های ثبتی (نوبتی و تحدیدی) و یکی هم برای ثبت و کنترل آگهی های اجرایی تشکیل داده و در مرکز برای تصدی و کنترل آگهی های ثبتی یک نفر و برای ثبت و کنترل آگهی های اجرایی یک نفر از کارمندان خود را با صدور ابلاغ کتبی منصوب نمایند و در ثبت مناطق و شهرستان ها تصدی و کنترل آگهی های ثبتی نیز به عهده یک نفر از کارمندان و امور مربوط به آگهی های اجرایی را که چندان زیاد نیست به عهده متصدیان امور اداری و در دوایر و شعب تابعه به عهده رؤسای ثبت اجراء محول نمایند.
2-هر یک از متصدیان مذکور مکلّفند در موقع خود به کلیه مطالب مندرج در آگهی های ثبتی و اجرایی بر حسب مورد از لحاظ انطباق موارد مذکور در آنها با مقرّرات مربوط از هر جهت دقیقاً رسیدگی و پس از اطمینان به صحت مندرجات آگهی هم از حیث صحّت عبارات و هم از جهت تطبیق آن با مقرّرات و پرونده امر متن آگهی مربوط به امور ثبتی را در دفتر مربوط به آگهی های ثبتی و اجرایی را در دفتر مربوط به آگهی های اجرایی با قید ترتیب و تاریخ انتشار و ذکر سایر خصوصیات با استفاده از وسایل موجود و سهل ترین روش ممکن در دفتر مربوطه به خود ثبت نموده و ذیل دفتر صحت و تطبیق آن را با نسخ دیگر صریحاً تصدیق و امضاء نمایند و نسخه مربوطه را برای درج و انتشار به روزنامه ای که برای این کار تعیین و معرفی شده ارسال دارند.
3-متصدیان نامبرده مکلّفند با تماس مرتب با دفتر روزنامه ناشر آگهی، اقدام لازم برای دریافت روزنامه معمول و حتی در مورد استثنایی ولو با خرید یک شماره، روزنامه حاوی آگهی را بررسی و با دفتر تطبیق نموده، چنانچه آگهی صحیحاً درج و منتشر شده است مراتب را با ذکر شماره و تاریخ روزنامه در دفتر مربوط گواهی و امضاء نمایند و در صورتی که احیاناً اشتباهی در مندرجات روزنامه رخ داده باشد با در نظر گرفتن مقرّرات مربوطه به اشتباهات، مراتب را فوری جهت طرح در هیأت نظارت و صدور دستور مقتضی گزارش و نتیجه حاصله را نیز در دفتر منعکس و امضاء نمایند.
4-در مواردی که اشتباه ناشی از عدم علاقه و مراقبت کارکنان روزنامه ناشر آگهی است در وهله اول مراتب را به دفتر روزنامه کتباً تذکر دهند و چنانچه با وصف تذکر کتبی باز هم وقوع اشتباهات ناشی از عدم دقّت کارکنان روزنامه تکرار شود، چگونگی را برای اقدام لازم، و لدی الاقتضاء قطع سهمیه روزنامه مربوط به مرکز گزارش دهند.
5-رؤسای واحدهای ثبتی نیز موظفند علاوه بر مراقبت و نظارت و کنترل مستمر در آخر هر ماه دفتر مزبور را رسیدگی و کنترل نمایند تا صفحات آنها به طور منظّم نوشته شده و از هر جهت تکمیل و مصون از هرگونه اشتباه و تأخیر در کار و نقص باشد، به نحوی که بتواند ملاک عمل و اقدام قانونی قرار گیرد. چنانچه ضمن بررسی ماهیانه نواقصی مشاهده نمایند فوراً در رفع آن اقدام مقتضی را معمول دارند. ضمناً در پایان هر سال نیز روزنامه های حاوی آگهی های ثبتی و اجرایی را به طور جداگانه مجلد نموده در بایگانی نگهداری و حفاظت نمایند تا با این اقدام مشکلات مربوط به اشتباهات و عدم دسترسی به آگهی ها و روزنامه های مربوط که در سال های گذشته مبتلابه اکثر ادارات ثبت بوده به کلی رفع گردد. (بخشنامه 3758/3-1353/06/28)