بند 399 مجموعه بخشنامه های ثبتی

چون در عمل مشاهده شده اغلب از گزارش های ارسالی به مراجع مربوطه فرستاده نمی شود یعنی موردی که تعیین تکلیف آن با سازمان ثبت و یا ادارات امور املاک یا امور اسناد است به ثبت منطقه و بالعکس موردی که تعیین تکلیف آن با ثبت منطقه است و نیاز به طرح موضوع در هیأت نظارت دارد گزارش را به عنوان سازمان ثبت یا ادارات امور املاک و اسناد ارسال می دارند که نتیجتاً موجب تبادل مکاتبه بین ادارات مذکور با واحد ثبتی گزارش دهنده و مآلاً سبب اتلاف وقت و سرگردانی ارباب رجوع می گردد، لذا اکیداً متذکر می شود که رؤسا و معاونین واحدهای ثبتی باید گزارش های تنظیمی را قبل از امضاء کاملاً مطالعه نموده و دقّت کافی نمایند که اولاً، گزارش به عنوان مرجع مربوطه تنظیم گردد. ثانیاً، در گزارش مستند قانونی خود را ذکر نمایند، مثلاً در اجرای ماده 11 قانون ثبت که از نظر قبول تقاضای ثبت اختلاف و تعارض پیش آمده و یا بعد از قبول تقاضای ثبت پیش آید و یا اشتباهاتی در جریان ثبتی پیش آمده و یا در مورد شکایاتی که از عملیات اجرایی شده و به نظریه اداره اجراء اعتراض می شود که رسیدگی به آنها منحصراً از وظیفه هیأت نظارت است، مستقیماً به ثبت منطقه با ذکر مواد قانونی و اینکه مورد را مشمول کدامیک از شقوق و بند و تبصره ای از ماده قانونی می دانید گزارش، در مواردی که گزارش در مورد استعلام قانونی است و رؤسای واحدهای ثبتی با مشکلی مواجه می شوند که نیاز به ارشاد قانونی دارند گزارش خود را باید به ثبت منطقه مربوطه ارسال تا در صورت لزوم حسب مورد از ادارات امور املاک یا امور اسناد استعلام نمایند. در مورد استفاده از اختیارات (موضوع اجرای ماده 2 قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت معارض) و ماده 10 آیین نامه ماده 25 اصلاحی قانون ثبت واحدهای ثبتی با توجّه به دستور 1400-1353/04/01 اقدام نمایند.
(بخشنامه 6983/3-1352/10/18)