بند 416 مجموعه بخشنامه های ثبتی
بخشنامه به کلیه ادارات کل و ادارات ثبت مرکز و ثبت منطقه تهران و ثبت نواحی و کلیه واحدهای ثبتی تابعه منطقه تهران و اداره اجراء و دوایر تابعه آن:
همانطور که اطلاع دارند اوراق و نامه ها و اسنادی که از ناحیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و واحدهای تابعه صادر می شود از ارزش و اعتبار و اهمیت ویژه ای برخودار است و ماهیت اینگونه مدارک به اعتبار رسمیت و سندیت آنها ایجاب می نماید که همواره به طرق مقتضی و قابل اعتماد، صحت صدور آنها با وسیله اطمینان بخشی محقّق و معلوم گردد که یکی از ابزار و عوامل حصول اطمینان، ممهور نمودن اوراق و نامه ها و اسناد صادره به مهر انحصاری و مخصوص واحدهای ذیربط سازمان ثبت است. بنا براین ویژگی و خصوصیت مهم ضمن بررسی هایی که به عمل آمد ملاحظه شد اولاً، هر یک از واحدها و ادارات ثبت به نحو متفاوت، مهر ساده ای با عناوین و تیترها و علایم گوناگون و مختلف و بعضاً بسیار قدیمی و ناخوانا برای ممهور نمودن نامه ها و اسناد در اختیار داشته و ثانیاً، مهر ادارات ثبت به طریقه مطمئن و امن محفوظی نگهداری نمی شود و در نتیجه احتمال به سهولت قرار گرفتن آن در دسترس افراد غیرمسئول زیاد و نهایتاً امکان هرگونه سوء جریانی در استفاده از امهار مزبور وجود دارد، لذا به منظور رفع این محظورات و ایجاد هماهنگی و اعمال رویه یکنواخت و اعتماد و اطمینان از اصالت نامه ها و اسناد صادره از ادارات ثبت و امکان حراست بیشتر از امهار اخیراً با توجّه به استقرار نظام بودجه استانی در سازمان ثبت توسط اداره کارپردازی این سازمان مهرهای پرسی برجسته ای مخصوص هر یک از ادارات تابعه سازمان ثبت در مرکز و واحدهای ثبتی منطقه تهران به تعداد مورد نیاز هر اداره تهیه و آماده توزیع شده است که نهایتاً با اتخاذ این روش جدید مقرّر شد مِن بعد هر اداره صرفاً دارای یک مهر برجسته اصلی برای ممهور نمودن کلیه نامه ها و اسناد و اوراق صادره و نیز یک مهر ساده ورود به دفتر اداره باشد و مهر اصلی با تنظیم صورتجلسه ای منحصراً تحویل مسئول هر واحد خواهد شد تا به نحو مطمئن و صحیحی از آن استفاده و حفاظت و نگهداری و به هنگام ضرورت به تشخیص و با مسئولیت خود مهر مذکور را رسماً و مستنداً به مقام قابل اعتماد دیگر اداره تحویل نماید.
علیهذا، مقتضی است مدیران هر یک از واحدهای ثبت مرکز و ثبت نواحی و کلیه واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران در اسرع وقت کلیه امهار قبلی مورد استفاده اداره خود را به هر تعداد که موجود است به اداره کارپردازی سازمان ثبت تسلیم و دو نمونه مهر جدید ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود را تحویل و مِن بعد مورد استفاده قرار داده و در حفظ و نگهداری از آن نهایت کوشش را به عمل آورند.
ضمناً از تاریخ 1362/05/15، کلیه نمونه امهار قبلی ادارات مذکور از درجه اعتبار ساقط و تمام اسناد و اوراقی که از ادارات ثبت مرکز و واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران صادر می شود فقط در صورت ممهور بودن به مهرهای برجسته جدید معتبر خواهد بود. (بخشنامه 3897/10-1362/05/08)
همانطور که اطلاع دارند اوراق و نامه ها و اسنادی که از ناحیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و واحدهای تابعه صادر می شود از ارزش و اعتبار و اهمیت ویژه ای برخودار است و ماهیت اینگونه مدارک به اعتبار رسمیت و سندیت آنها ایجاب می نماید که همواره به طرق مقتضی و قابل اعتماد، صحت صدور آنها با وسیله اطمینان بخشی محقّق و معلوم گردد که یکی از ابزار و عوامل حصول اطمینان، ممهور نمودن اوراق و نامه ها و اسناد صادره به مهر انحصاری و مخصوص واحدهای ذیربط سازمان ثبت است. بنا براین ویژگی و خصوصیت مهم ضمن بررسی هایی که به عمل آمد ملاحظه شد اولاً، هر یک از واحدها و ادارات ثبت به نحو متفاوت، مهر ساده ای با عناوین و تیترها و علایم گوناگون و مختلف و بعضاً بسیار قدیمی و ناخوانا برای ممهور نمودن نامه ها و اسناد در اختیار داشته و ثانیاً، مهر ادارات ثبت به طریقه مطمئن و امن محفوظی نگهداری نمی شود و در نتیجه احتمال به سهولت قرار گرفتن آن در دسترس افراد غیرمسئول زیاد و نهایتاً امکان هرگونه سوء جریانی در استفاده از امهار مزبور وجود دارد، لذا به منظور رفع این محظورات و ایجاد هماهنگی و اعمال رویه یکنواخت و اعتماد و اطمینان از اصالت نامه ها و اسناد صادره از ادارات ثبت و امکان حراست بیشتر از امهار اخیراً با توجّه به استقرار نظام بودجه استانی در سازمان ثبت توسط اداره کارپردازی این سازمان مهرهای پرسی برجسته ای مخصوص هر یک از ادارات تابعه سازمان ثبت در مرکز و واحدهای ثبتی منطقه تهران به تعداد مورد نیاز هر اداره تهیه و آماده توزیع شده است که نهایتاً با اتخاذ این روش جدید مقرّر شد مِن بعد هر اداره صرفاً دارای یک مهر برجسته اصلی برای ممهور نمودن کلیه نامه ها و اسناد و اوراق صادره و نیز یک مهر ساده ورود به دفتر اداره باشد و مهر اصلی با تنظیم صورتجلسه ای منحصراً تحویل مسئول هر واحد خواهد شد تا به نحو مطمئن و صحیحی از آن استفاده و حفاظت و نگهداری و به هنگام ضرورت به تشخیص و با مسئولیت خود مهر مذکور را رسماً و مستنداً به مقام قابل اعتماد دیگر اداره تحویل نماید.
علیهذا، مقتضی است مدیران هر یک از واحدهای ثبت مرکز و ثبت نواحی و کلیه واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران در اسرع وقت کلیه امهار قبلی مورد استفاده اداره خود را به هر تعداد که موجود است به اداره کارپردازی سازمان ثبت تسلیم و دو نمونه مهر جدید ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود را تحویل و مِن بعد مورد استفاده قرار داده و در حفظ و نگهداری از آن نهایت کوشش را به عمل آورند.
ضمناً از تاریخ 1362/05/15، کلیه نمونه امهار قبلی ادارات مذکور از درجه اعتبار ساقط و تمام اسناد و اوراقی که از ادارات ثبت مرکز و واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران صادر می شود فقط در صورت ممهور بودن به مهرهای برجسته جدید معتبر خواهد بود. (بخشنامه 3897/10-1362/05/08)