بند 435 مجموعه بخشنامه های ثبتی
1-به کلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه دستور دهید حداکثر تا بیست و پنجم هر ماه، آمار و مشخصات پرسنلی و نیز عملکرد و فعالیت های خود را مطابق اطلاعاتی که از طریق واحد ثبتی متبوعه آنها مطالبه می شود به اداره ثبت محل ارسال و چنانچه دفترخانه ای فاقد آمار معاملات یا وقایع ازدواج و طلاق باشد می بایست مراتب را کتباً به اداره ثبت اعلام نماید. چنانچه دفترخانه ای در ارسال آمار ماهیانه تأخیر کند و یا در صحت اقلام، دقّت و توجّه کافی و لازم معمول ندارد مراتب را فوراً گزارش نمایید تا شخص سردفتر تحت تعقیب قرار گیرد.
2-در هر یک از واحدهای ثبتی و نیز در ثبت مناطق، مسئولیت تنظیم آمارهای ماهیانه به یک نفر از کارکنان منظم و دقیق و علاقمند و فعّال محول نمایید که با نظارت مستقیم آقای رئیس اداره ثبت همه ماهه آمارهای واصله از دفاتر و واحدهای تحت سرپرستی اداره ثبت را در دفتر مخصوص ثبت و پس از کنترل دقیق و مقایسه آن با ماه های قبل و حصول اطمینان از صحت اقلام اعلام شده، در نمونه های آماری 1 و 2 و 3 و 4 و 5 که پیوست است قید نمایند.
سایر مسئولین واحدهای تابعه ادارات ثبت مانند بایگانی، دفتر املاک، ثبت شرکت ها، اجراء، حسابداری و. . . . موظفند در آخر هر ماه آمار عملکرد و فعالیت های خود را به طور جداگانه مطابق اطلاعاتی که آقای رئیس اداره ثبت و متصدی تنظیم آمار ماهیانه مطالبه می کنند، تهیه و تنظیم و به مسئول مربوطه تسلیم نمایند، تا پس از جمع آوری و تلفیق و بررسی دقیق نسبت به انتقال اطلاعات بر روی فرم های مربوطه و ارسال آنها به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار حداکثر تا پنجم ماه بعد اقدام نمایند.
3-چون با تجزیه تحلیل های آماری و تحقیق و بررسی بعضاً مشاهده می شود که ارقام مندرج در بعضی از ستون های آماری مربوط به عملکرد و فعالیت ادارات ثبت غیرواقعی و ناصحیح و خصوصاً در تعیین موجودی پرونده ها اعم از ثبتی و یا اجرایی و یا تعداد پلاک ها و دفاتر املاک و یا اسناد مالکیت صادره و نظایر آن، با واقعیات تطبیق نمی نماید؛ بنابراین شایسته است با اتخاذ تدابیر لازم و تمهید مقدمات امر، مسئولین هر قسمت با استفاده از اوقات فراغت همکاران خود ترتیبی اتخاذ نمایند که ارقام مندرج در آمارها تماماً صحیح و جامع و واقعی و قطعی بوده و از اعلام ارقام واهی و عاری از حقیقت پرهیز نمایند.
به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت دستور داده شده با توجّه به آمارهای واصله از ثبت مناطق و واحدهای ثبتی به اجرای دقیق این بخشنامه نظارت کافی نموده و نتیجه را گزارش نمایند و چنانچه بعضاً مشاهده شود که آقایان مدیران کل ثبت مناطق و آقایان رؤسای ادارات ثبت آماری را بدون توجّه و اطمینان کامل از صحت اقلام و مندرجات آن گواهی نموده و به مرکز ارسال دارند، تهیه کننده آمار و شخص آقای رئیس ثبت به عنوان صدور گواهی خلاف واقع تحت پیگرد قرار خواهند گرفت.
(اصلاحی بند 400 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349)
2-در هر یک از واحدهای ثبتی و نیز در ثبت مناطق، مسئولیت تنظیم آمارهای ماهیانه به یک نفر از کارکنان منظم و دقیق و علاقمند و فعّال محول نمایید که با نظارت مستقیم آقای رئیس اداره ثبت همه ماهه آمارهای واصله از دفاتر و واحدهای تحت سرپرستی اداره ثبت را در دفتر مخصوص ثبت و پس از کنترل دقیق و مقایسه آن با ماه های قبل و حصول اطمینان از صحت اقلام اعلام شده، در نمونه های آماری 1 و 2 و 3 و 4 و 5 که پیوست است قید نمایند.
سایر مسئولین واحدهای تابعه ادارات ثبت مانند بایگانی، دفتر املاک، ثبت شرکت ها، اجراء، حسابداری و. . . . موظفند در آخر هر ماه آمار عملکرد و فعالیت های خود را به طور جداگانه مطابق اطلاعاتی که آقای رئیس اداره ثبت و متصدی تنظیم آمار ماهیانه مطالبه می کنند، تهیه و تنظیم و به مسئول مربوطه تسلیم نمایند، تا پس از جمع آوری و تلفیق و بررسی دقیق نسبت به انتقال اطلاعات بر روی فرم های مربوطه و ارسال آنها به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار حداکثر تا پنجم ماه بعد اقدام نمایند.
3-چون با تجزیه تحلیل های آماری و تحقیق و بررسی بعضاً مشاهده می شود که ارقام مندرج در بعضی از ستون های آماری مربوط به عملکرد و فعالیت ادارات ثبت غیرواقعی و ناصحیح و خصوصاً در تعیین موجودی پرونده ها اعم از ثبتی و یا اجرایی و یا تعداد پلاک ها و دفاتر املاک و یا اسناد مالکیت صادره و نظایر آن، با واقعیات تطبیق نمی نماید؛ بنابراین شایسته است با اتخاذ تدابیر لازم و تمهید مقدمات امر، مسئولین هر قسمت با استفاده از اوقات فراغت همکاران خود ترتیبی اتخاذ نمایند که ارقام مندرج در آمارها تماماً صحیح و جامع و واقعی و قطعی بوده و از اعلام ارقام واهی و عاری از حقیقت پرهیز نمایند.
به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت دستور داده شده با توجّه به آمارهای واصله از ثبت مناطق و واحدهای ثبتی به اجرای دقیق این بخشنامه نظارت کافی نموده و نتیجه را گزارش نمایند و چنانچه بعضاً مشاهده شود که آقایان مدیران کل ثبت مناطق و آقایان رؤسای ادارات ثبت آماری را بدون توجّه و اطمینان کامل از صحت اقلام و مندرجات آن گواهی نموده و به مرکز ارسال دارند، تهیه کننده آمار و شخص آقای رئیس ثبت به عنوان صدور گواهی خلاف واقع تحت پیگرد قرار خواهند گرفت.
(اصلاحی بند 400 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال 1349)