شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی

در اجرای مقررات ماده ۷ قانون جامع حدنگار (کاداستر) کشور مصوب ۱۳۹۳/۱۱/۲۹ و مواد ۵ و ۱۱ آئین نامه اجرایی این قانون مصوب ۱۳۹۵/۰۱/۲۲ مبنی بر ایجاد دفاتر الکترونیک موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی با توجه به ایجاد زیر ساخت و نرم افزارهای مورد نیاز و فراهم شدن زمینه راه اندازی و بهره برداری از دفتر ثبت اسناد به صورت الکترونیک در کلیه دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر به شرح زیر ابلاغ می گردد.

از تاریخ ۱۳۹۵/۰۶/۱۰ دفتر الکترونیک سردفتر در تمامی دفاتر اسناد رسمی مورد بهره برداری قرار می گیرد. از این تاریخ، ثبت تمامی اسناد رسمی و اقدامات تبعی مربوط به این اسناد، مطابق ماده ۱۸ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، صرفاً در دفتر الکترونیک خواهد بود و ثبت سند جدید در دفاتر دست نویس، ممنوع است.
تبصره-ثبت خدمات تبعی مربوط به اسنادی که قبلاً در دفتر دست نویس به ثبت رسیده و سایر

سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آخرین سند ثبت شده در دفتر سردفتر را مسدود نموده و اطلاعات سند مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دست نویس سردفتر، در "فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک" که در سامانه تعبیه شده، ثبت و با گواهی امضای الکترونیک خود، صحت آن را تأیید نماید.
تبصره ۱-چنانچه اسنادی قبلاً در دفتر تحریر شده لیکن به امضای اصحاب سند نرسیده است، سردفتر مکلف است قبل از

برای تنظیم اسناد در دفتر الکترونیک، سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و نسبت به اخذ امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آن ها در دفتر الزامی است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اقدام نموده و این نسخه را پس از امضاء، به مُهر دفترخانه ممهور نماید.
تبصره-نسخه پشتیبان، مختص بایگانی در دفترخانه بوده و تحویل اصل یا تصویر آن به اصحاب سند ممنوع است.

سردفتر مکلف است در محل دفترخانه و هم زمان با اخذ امضای هر یک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان، اثر انگشت سبابه دست راست آن ها را صرفاً از طریق امکانات سامانه، در دفتر الکترونیک اخذ و ثبت نماید. چنانچه امکان اخذ اثر انگشت سبابه دست راست شخص فراهم نباشد، لازم است سردفتر با ذکر علت، اثر انگشت یکی دیگر از انگشتان دو دست شخص را به ترتیب درج شده در سامانه، در دفتر الکترونیک ثبت نماید.
تبصره ۱-چنانچه امکان

اخذ امضاء و اثر انگشت اشخاص مرتبط با سند، در خارج از محل دفترخانه ممنوع است. در خصوص زندانیان و بیماران، مطابق قوانین و مقررات مربوط اقدام خواهد شد.

سردفتر مکلف است طبق مقررات و حسب مورد، اطلاعات تمامی اشخاص غیر اصیل نظیر وکیل، ولی، قیم، نماینده، معتمد، معرف، مترجم، شاهد و امثال آن ها که باید ثبت سند را تائید نمایند، در قالب اقلام اطلاعات هویتی تعبیه شده در سامانه، ثبت و ارتباط آن ها را با اشخاص اصیل معین نموده و اثر انگشت آن ها را در دفتر الکترونیک ثبت نماید.
تبصره-ثبت اطلاعات هویتی اشخاص مرتبط با سند در بخش های توضیحات یا متون حقوقی سند، ممنوع است.

چنانچه پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا مشخص شود نواقصی نظیر عدم درج اطلاعات اشخاص برای اخذ اثرانگشت و یا لزوم حذف و اضافه در مورد اشخاص مرتبط و یا مفاد سند وجود دارد، سردفتر مکلف است شناسه این سند را در سامانه بی اثر نموده و پس از تنظیم مجدد سند و تکمیل اطلاعات، نسبت به اخذ شناسه جدید در سامانه اقدام نماید.

پس از اخذ امضای اشخاص مرتبط با سند و ثبت اثر انگشت آن ها در سامانه، سردفتر باید با امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را تأیید نموده و نسخه نهایی سند را از طریق سامانه چاپ و پس از امضاء به مُهر دفترخانه ممهور و نُسخ اشخاص ذیربط را تحویل نماید.
تبصره ۱-دفتریار مکلف است پس از تأیید نهایی دفتر الکترونیک توسط سردفتر، با استفاده از گواهی امضای الکترونیک، دفتر سردفتر را امضاء نماید.
تبصره ۲-اخذ امضاء از اشخاص

نظارت بر اجرای صحیح این شیوه نامه بر عهده معاونت امور اسناد، معاونت توسعه فناوری اطلاعات و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان، دفتر بازرسی و مدیریت عملکرد و مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان ها می باشد.

احمد تویسرکانی
معاون رییس قوه قضاییه و
رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور