ماده ۲ شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی
سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آخرین سند ثبت شده در دفتر سردفتر را مسدود نموده و اطلاعات سند مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دست نویس سردفتر، در "فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک" که در سامانه تعبیه شده، ثبت و با گواهی امضای الکترونیک خود، صحت آن را تأیید نماید.
تبصره ۱-چنانچه اسنادی قبلاً در دفتر تحریر شده لیکن به امضای اصحاب سند نرسیده است، سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آن ها را در دفتر دست نویس مسدود نموده و سند مورد تقاضای متعاقدین را مطابق مقررات جدید، در دفتر الکترونیک تنظیم و ثبت نماید. در این حالت استفاده از شماره مرجع پرداخت هزینه سند قبلی، برای سند جدید بلامانع است.
تبصره ۲-چنانچه پیش از آغاز بهره برداری از دفتر الکترونیک، تحریر سند در دفتر سردفتر انجام و شناسه یکتای سند هم از طریق سامانه دریافت شده و اخذ امضاء در دفتر دست نویس نیز صورت گرفته باشد، سردفتر مکلف است حداکثر تا یک ماه پس از بهره برداری از دفتر الکترونیک، تأیید نهایی این اسناد را در سامانه انجام دهد. رعایت مهلت قانونی پنج روز، در خصوص نهایی کردن اسنادی که مستلزم ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت هستند، الزامی است.
تبصره ۳-سردفتران، دفتریاران و کارکنان دفاتر اسناد رسمی، مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس بوده و هرگونه حذف، اضافه یا تغییر در دفاتر مذکور، مشمول مقررات مواد ۶۲ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک خواهد بود.
تبصره ۴-روسای واحدهای ثبتی مکلفند با همکاری کانون ها و جوامع سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی استان، با ایجاد گروه های بازرسی مشترک، بر اساس چک لیست تنظیم شده توسط معاونت امور اسناد، نسبت به بررسی روند بهره برداری از دفتر الکترونیک و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک، اقدام و مراتب صحت اقدامات را تأیید نمایند.
تبصره ۱-چنانچه اسنادی قبلاً در دفتر تحریر شده لیکن به امضای اصحاب سند نرسیده است، سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آن ها را در دفتر دست نویس مسدود نموده و سند مورد تقاضای متعاقدین را مطابق مقررات جدید، در دفتر الکترونیک تنظیم و ثبت نماید. در این حالت استفاده از شماره مرجع پرداخت هزینه سند قبلی، برای سند جدید بلامانع است.
تبصره ۲-چنانچه پیش از آغاز بهره برداری از دفتر الکترونیک، تحریر سند در دفتر سردفتر انجام و شناسه یکتای سند هم از طریق سامانه دریافت شده و اخذ امضاء در دفتر دست نویس نیز صورت گرفته باشد، سردفتر مکلف است حداکثر تا یک ماه پس از بهره برداری از دفتر الکترونیک، تأیید نهایی این اسناد را در سامانه انجام دهد. رعایت مهلت قانونی پنج روز، در خصوص نهایی کردن اسنادی که مستلزم ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت هستند، الزامی است.
تبصره ۳-سردفتران، دفتریاران و کارکنان دفاتر اسناد رسمی، مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس بوده و هرگونه حذف، اضافه یا تغییر در دفاتر مذکور، مشمول مقررات مواد ۶۲ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک خواهد بود.
تبصره ۴-روسای واحدهای ثبتی مکلفند با همکاری کانون ها و جوامع سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی استان، با ایجاد گروه های بازرسی مشترک، بر اساس چک لیست تنظیم شده توسط معاونت امور اسناد، نسبت به بررسی روند بهره برداری از دفتر الکترونیک و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک، اقدام و مراتب صحت اقدامات را تأیید نمایند.