شیوه‌نامه رتبه بندی دفاتر اسناد رسمی

در اجرای ماده 58 آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1400 و راهکار اول از مأموریت 5 سند تحول و تعالی قوه قضاییه و در راستای آگاهی عموم و خدمات رسانی مطلوب سردفتران اسناد رسمی به مراجعین، شیوه نامه اجرائی ماده مزبور به شرح زیر تعیین و ابلاغ می گردد:

تعاریف:
الف-سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
ب-سردفتر: شخص تعریف شده در ماده 2 قانون دفاتر اسناد رسمی که مسئولیت اداره امور دفتر اسناد رسمی را بر عهده دارد.
پ-کانون: کانون سردفتران و دفتریاران
ت-دفترخانه: دفتر اسناد رسمی موضوع ماده 1 قانون دفاتر اسناد رسمی
ت-آیین نامه: آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1400 و اصلاحی آن
ج-قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب سال 1354
ج-هیات: هیأتی که به

معاونت توسعه فناوری سازمان مکلف است رتبه هر سردفتر را با توجه به شاخص های مربوطه تعیین و به صورت برخط و در سامانه های مربوطه برای مشاهده عموم بارگذاری نماید.
تبصره: اداره کل امور اسناد و سردفتران ، کانون، دادگاه های بدوی و تجدید نظر انتظامی سردفتران و دفتریاران و اداره کل بازرسی که اطلاعات شاخص های مربوط به آنها بر اساس ماده 6 این شیوه نامه ملاک تعیین رتبه بندی است مکلفند اطلاعات لازم را به صورت برخط به منظور اختصاص رتبه سردفتر در سامانه اعمال نمایند.

رتبه اکتسابی قائم به شخص سردفتر بوده و در صورت انتقال سردفتر ، تأثیری در رتبه مذکور نخواهد داشت.

به جهت ایجاد انگیزه و تشویق به کسب شاخص های مطلوب و ارتقاء عملکرد سردفتران ، کاهش تخلفات و جرائم و شفافیت عملکرد دفاتر، سردفتر حائز رتبه عالی از امتیازات زیر برخوردار است:
4-1-ارجاع اسناد دارای تحریر بالاتر از سقف مقرر سالیانه به ترتیب اولویت با هماهنگی اداره کل ثبت اسناد و املاک استان مربوطه و سازمان
4-2-اولویت در اخذ ابلاغ کفالت، سیاری، صدور مجوز نقل و انتقال کشتی ها و اسناد زندانیان 2-3 ارجاع

در صورت اعتراض به رتبه اکتسابی موضوع در هیات استانی متشکل از مدیر کل ، معاون امور اسناد مسئول حفاظت اداره کل و رئیس کانون استان بررسی و اتخاذ تصمیم میگردد که در صورت ورود شکایت مراتب به سازمان اعلام تا در سامانه مربوطه اصلاح شود.

پس از اجرای مقدمات فنی این شیوه نامه عملکرد سردفتران به طور ماهیانه و بر اساس شاخص های زیر مورد ارزیابی واقع و نتیجه آن جهت اطلاع عموم در سامانه های مربوطه بارگذاری خواهد شد.
الف) شاخص های مربوط عدم رضایت مراجعین:
برخورد نامناسب سردفتر دفتریار و کارکنان دفترخانه 5 نمره منفی
اخذ وجه اضافی 3 نمره منفی
اخذ وجه به صورت نقدی یا به صورت کارت به کارت 5 نمره منفی
فضای نامناسب دفترخانه 3 نمره منفی
عدم

از نمره 100 اختصاص یافته به سردفتران مشمول رتبه متوسط مختص دفاتر دارای 50 تا 70 نمره. رتبه خوب دفاتر دارای نمره 71 تا 85 و رتبه عالی دفاتر دارای نمره 85 به بالا خواهد بود.

نتیجه ارزیابی سردفتران اسناد رسمی تا بیستم اسفند ماه هر سال توسط سازمان به کانون سردفتران و دفتر باران مرکز اعلام می گردد.

سردفتر مکلف است رتبه مکتسبه را در دید مراجعین الصاق نماید.

در صورت اقتضاء شاخص ها و امتیازات مقرر در این شیوه نامه توسط سازمان مورد تجدید نظر قرار خواهد گرفت.

این شیوه نامه در 11 ماده و 4 تبصره به تصویب رسید.

حسن بابایی